Feedback geven, vraagt lef en liefde

“Degene die dit nog één keer doet, moet zich tien keer opdrukken”. Het floept eruit. Het is de zoveelste keer dat het gebeurt. Roy heeft gezegd dat hij het jammer vindt dat er mensen zijn die niet iedereen serieus nemen. Heel fijn dat hij het zegt, alleen helpen zijn voorzichtige en algemene formulering niet om beweging in dit team te krijgen.

Ik vind het mooi geweest. Oké, ik had het op een andere manier kunnen zeggen. Dat had ik al geprobeerd. Zonder resultaat. Even over een andere boeg. Er wordt wat heen en weer geschoven op stoelen. De één kijkt naar de grond, de ander plukt een pluisje van haar trui. Ineens is iedereen druk met van alles. Ik blijf stil.

Roy is sportief en pakt de handschoen op. Zijn algemene, vage feedback bleef in het midden hangen. Nu richt hij zich tot Asha en noemt een concrete situatie. Hij beschrijft haar gedrag en hoe hij zich voelde. Hij voelde zich gepasseerd. Het lijkt wel vaker of zijn mening er niet toe doet. Dat voelt heel minderwaardig. Asha schrikt hiervan. Dat was haar bedoeling niet. Ze waardeert juist de observaties van Roy. Ze vindt het vervelend dat het voor Roy zo is overgekomen. Asha legt Roy uit hoe de situatie is ontstaan en welke keuzes zij heeft gemaakt. Ze bekijken de situatie nu van meerdere kanten en komen tot afspraken voor een volgende keer.

Ik vraag aan Roy hoe het was om op deze manier feedback te geven. Roy vond het ontzettend spannend. Hij wist niet hoe Asha zou reageren. Hij had gehoord dat ze fel uit de hoek kan komen. Hij had het al met een collega besproken en vond dat niet fair naar Asha toe. Zij wist nog van niets. Hij wilde haar niet kwetsen en hij vond het niet zo netjes om haar feedback te geven in de groep. Hij woog de voor- en nadelen af. Vervolgens verzamelde hij moed om het te zeggen. Hij is blij dat hij het heeft gezegd. Hij is trots op zichzelf en enorm opgelucht. Hij worstelde hier al een tijd mee. Over de uitkomst is hij tevreden. Er is een last van zijn schouders af en er zijn concrete afspraken gemaakt.

In veel teams wordt feedback toegedekt. Ik hoor teams zeggen: “Als er iets is dan spreken we elkaar daar echt wel op aan”. Als ik vervolgens bij een overleg ben hoor ik vage en algemene uitspraken waar snel overheen wordt gesproken. Zoals: “Zullen we voortaan op tijd beginnen met het overleg?” Kim die een kwartier te laat binnenkwam knikt instemmend. De rest kijkt tevreden rond. Ze hebben het uitgesproken. Ik zie teams waar:

• Mensen om de hete brij heen draaien. Je voelt dat er iets aan de hand is. Niemand die iets zegt, tenminste niet daarover;
• Niemand specifiek wordt aangesproken.  “We werken niet allemaal even hard in dit team”. Als je niemand specifiek aanspreekt kunnen er twee dingen gebeuren. Of niemand voelt zich aangesproken. Iedereen denkt het zal wel over een ander gaan. De boodschap komt dan niet aan. Of iedereen voelt zich aangesproken en gaat zich verdedigen. Er begint iemand te praten om wie het helemaal niet ging. Dat wordt gesust of glad gestreken. Vervolgens is het momentum weg om het over dit onderwerp te hebben. Dus laat men het zitten.
• Mensen voorzichtig met elkaar zijn. Mensen die voorzichtig met elkaar zijn kunnen pijnlijke situaties creëren. Iedereen voelt dat er iets ergs aankomt. Het duurt eindeloos voordat duidelijk is om wie of wat het precies gaat. Ondertussen is de spanning gruwelijk;
• Mensen verwachten dat degene om wie het gaat wel snapt dat het over hem/ haar gaat. “Niet iedereen is even toegankelijk in dit team”. Verwachten dat de ander begrijpt dat het over haar gaat is vragen of iemand z’n hoofd in de strop wil leggen. Als je mazzel hebt is iemand daar best een keer toe bereidt. Zodra iemand door heeft wat er gebeurt als hij dit doet kijkt hij wel lekker uit om dat nog een keer te doen.

Veel teams vinden het ingewikkeld om direct en concreet feedback te geven. Feedback houden ze liever vaag en algemeen. Vooral teams die houden van harmonie. Teams die zijn doorgeschoten in het nastreven hiervan. Teams die er alles aan doen om het gezellig te houden. Teams die meningsverschillen soms verwarren met conflicten. Teams die een confrontatie liever uit de weg gaan. Teams die mensen niet teleur willen stellen. Teams die het pijnlijk vinden om mensen op hun vergissingen, fouten of verkeerde keuzes aan te spreken. Teams die liever toedekken dan open het gesprek te voeren.

Ik wil teams uitnodigen om te doen als Roy. Dat vraagt om lef en liefde. Weeg de voor- en nadelen van het geven van feedback tegen elkaar af en verzamel moed om te zeggen wat je op je hart hebt. Dat is lef. Gun je collega’s, en jezelf, deze feedback, ook als die pijnlijk is. Daar kan iedereen van leren. Dat is liefde.

Hoe fijn is het om in een team te werken waarin je elkaar rechtstreeks vertelt wat je dwarszit. Dan krijg je de kans om te zien wat jouw gedrag veroorzaakt, jouw gedrag uit te leggen, je indien nodig te verontschuldigen of andere keuzes te maken. Hoe fijn is het om verkeerde keuzes te kunnen maken EN de gelegenheid te krijgen om die zelf te herstellen. Daar kunnen teamleden elkaar goed bij helpen. Doe als Roy!